Grundsätzliches zur Zeiterfassung

Dieser Leitfaden wurde erstellt, um Ihnen die Wahl eines Zeiterfassungssystems zu erleichtern. Unser Ziel besteht nicht darin, Sie von irgendeinem Modell oder Hersteller überzeugen. Die Bedürfnisse sind sehr unterschiedlich und vielfältig. Kein Fabrikant kann die beste Lösung fuer alle anfallenden Fälle anbieten.

Nehmen Sie sich Zeit, sich mit dem Thema Zeiterfassung eingehend zu beschäftigen, verschieben Sie die Anschaffung. Die Wahrscheinlichkeit das Sie etwas ungeeignetes kaufen, welches an Ihrem Bedarf vorbei geht ist groß und es wäre schade wenn Sie es nach einigen Versuchen letztendlich frustriert aufgeben und das gute Stück ungenutzt in irgendeiner Ecke verstaubt.

Es ist riskant, das Zeiterfassungssystem alleine anhand der Mitarbeiterzahl in feste Kategorien einordnen zu wollen und anhand dessen eine Kaufentscheidung zu treffen. Es gibt Strukturen mit mehreren hundert Arbeitnehmern, denen reicht eine traditionelle Karten-Stechuhr zur Zeiterfassung. Das ist meist der Fall bei festen Schichtplänen. Die Stechuhr dient dann lediglich dazu, periodische Kontrollen auszuführen oder gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Es gibt aber auch kleinere Betriebe mit wenigen Arbeitnehmern, bei denen flexible Arbeitszeiten, Arbeitszeitkonten oder Projektzeiten ein verfeinertes System mit verschiedensten Auswertungsmöglichkeiten nötig machen. Das Bedeutet, dass eine Analyse der Unternehmens-Bedürfnisse bei der Einführung einer neuen Zeiterfassung am Anfang stehen muss. Diese Analyse muss im Hause selber erfolgen. Bitten Sie nicht einen Verkäufer von Zeiterfassungssystemen dies für Sie zu erledigen. Soll Ihre Zeiterfassung nur den Arbeitsbeginn und Arbeitsende Ihrer Arbeitnehmer zur reinen Kontrolle erfassen ohne komplexe Berechnungen so wird ein einfaches Zeiterfassungssystem genügen. Sie sollten sich aber dennoch für ein System mit elektronischer Erfassung entscheiden. Es kostet heutzutage kaum mehr als eine traditionelle Karten-Stechuhr, ist teilweise sehr einfach zu bedienen und immer einfacher auszuwerten.

Die mit dem wenigsten Aufwand einzurichtenden Systeme sind diejenigen, die einen USB -Stick für die Übertragung der Stempeldaten benutzen. Die Installation einer mit dem Datennetz Ihres Unternehmens verbundenen Stempeluhr erfordert eine technische Expertise vor Ort. Für die einfache Grundanwendung genügt es zu überprüfen ob die Zahl der Personen, die verwaltet wird sowie die Anzahl der Stempelvorgänge pro Person mit dem System ausreichend registriert werden kann. Wenn Ihre Einrichtung mehr als eine Stempeluhr (zum Beispiel, eine für die Werkstatt und eine für das Büro) erfordert, stellen Sie sicher dass die Software mehrere Stempeluhren verwalten kann. Zahlreiche kleine Systeme sind auf eine einzige Stempeluhr beschränkt. Wenn man sich für ein sehr einfaches System der Zeiterfassung entscheidet sollte man sich bewusst sein, dass keine Entwicklungsmöglichkeiten vorhanden sind oder diese nur sehr beschränkt sind. Wenn Sie in Erwägung ziehen irgendwann andere Schichtmodelle oder flexible Arbeitszeitkonten einzuführen, liegt es in Ihrem Interesse, von Anfang an ein hochentwickeltes Zeiterfassungssystem zu wählen. Es gibt auch Systeme, bei denen man mit einer sehr einfach zu bedienenden Grundversion starten kann und später die Möglichkeit hat eine Softwareerweiterung aufzuspielen.

Für komplexere Bedürfnisse gibt es nichts Besseres als ein ausführliches Lastenheft. Unter "komplexeren Bedarf " versteht man unter anderem: " Zeiterfassung von Schichten (Arbeitsstil z.B. 3 x 8) " Abzüge pauschaler Pause (nicht gestempelt) " Abrunden von gestempelte Zeit (Viertelstunde oder anderer Wert) " Berechnung von Überstunden, Nachtstunden, Sonntagen, Feiertagen.. " Bereitstellung von Daten von Typ "Arbeitszeitskonto" oder jährlichen Berechnung " Bereitstellung der Daten für bezahlten Urlaub mit Berechnung des Saldos (Tage, die zu nehmen sind) Vermeiden Sie, ein System vom Typ "Alleskönner" zu kaufen. Sie riskieren ein viel zu schwieriges Zeiterfassungssystem zu haben und schon bei der Einrichtung der Software und dem Festlegen der Parameter zu verzweifeln. Das wäre schlimmer als auf einige Funktionalitäten bewusst zu verzichten, die man bei der vorherigen Analyse als weniger wichtig eingestuft hat. Nehmen Sie sich Zeit Ihre Anforderungen zu formulieren. Sprechen Sie mit mehreren Anbietern für Zeiterfassung, äußern Sie Ihre Wünsche und drücken Sie Ihre Bedürfnisse klar aus. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie dieselbe Sprache sprechen. Daher klären wir auf den folgenden Seiten die Funktionalitäten der Zeiterfassung und die dazugehörigen Begriffe. - weiter ->